森と、ピアノと、 自動化フロー

Zapier → Google Apps Script 移行 / 2026.04 現在

ユーザー目線 / 管理者目線
👤 ユーザー(お客様)の動き
1
チルンで予約を完了する → 予約確認メールが自動で届く(チルンが送信)
2
アンケートに回答する(利用日2週間前まで) メール内のURL → /survey を開いて回答
色・気分・音・感触・飲み物の5項目を選ぶ
3
アンケート回答直後に確認メールが届く → 選択内容を含む温かい返信が自動で届く
4
交通アンケートに回答する(利用日2週間前まで) メール内のURL → /access-survey を開いて回答
到着時刻・お送り先・出発時刻を入力
5
交通アンケート回答直後に確認メールが届く → 到着・お送り情報の確認メールが自動で届く
6
利用日15日前にリマインドが届く → キャンセル料発生の案内・送迎フォームURL再送
7
利用日3日前にリマインドが届く → お迎え時間・持ち物・森の様子などの最終案内
8
当日、青柳駅でお迎え 🌿
🛠 管理者(廣瀬さん)の作業
1
予約が入ったら自動でシートに書き込まれる自動 GASがチルンメールを毎時チェックして予約管理シートに追記
名前・メール・電話・予約番号・プラン・アレルギー・リマインド日
2
アンケートの回答内容を確認自動返信 + 自動転記 お客様への返信は自動。アンケートデータも予約シートへ自動転記
3
交通アンケートの回答を確認自動返信 + 自動転記 返信メール送信 + お迎え時間・お送り場所・お送り時間を予約シートへ自動転記
4
3日前リマインド送信前に「森の様子」を記入手動 予約管理シートの「森の様子」列に一言記入する
(空欄でも送信は可能。省略して送られる)
5
リマインドは全て自動自動 15日前:毎朝8時(GAS)/ 7日前:Slack通知(シート数式が自動計算)/ 3日前:毎朝9時(GAS)
6
当日、青柳駅でお迎え 🌿
全体タイムライン
予約当日
① チルンで予約完了
チルン チルンが予約確認メールを自動送信。アンケートURL・交通アンケートURL・キャンセルポリシーが記載されている。
↓ チルンが morito.pianoto@gmail.com に予約通知メールを送信
予約から最大1時間以内(毎時自動チェック)
② GAS:チルンメール → 予約管理シートへ自動書き込み
GAS自動新実装
reservation_sync.js が Gmail を毎時チェック。
未処理の「新規ご予約」メールを検出 → 本文をパースして予約管理シートに追記。
予約番号で重複チェック / 処理済みGmailラベル「チルン処理済み」を付与。
※ リマインド送信予定日(14日前・3日前)は予約日から自動計算。
予約日〜利用日2週間前
③ お客様がアンケートに回答(/survey)
STUDIOフォーム 回答内容がアンケートスプレッドシートに自動記録される。
↓ GASが変更を検知(onChange)
回答直後(数秒〜数分以内)
④ GAS:アンケート自動返信 + 予約シートへ転記
GAS自動
questionnaire.js が新規行を検出 → 返信メール送信。
同時に予約管理シートの M〜T列(アンケート氏名・①〜⑤・メール・メッセージ)に転記。
予約日〜利用日2週間前
⑤ お客様が交通アンケートに回答(/access-survey)
STUDIOフォーム 到着時刻・お送り先・出発時刻が交通アンケートシートに自動記録される。
↓ GASが変更を検知(onChange)
回答直後(数秒〜数分以内)
⑥ GAS:交通アンケート自動返信 + 予約シートへ転記
GAS自動
access_survey.js が新規行を検出 → 返信メール送信。
同時に予約管理シートの I〜K列(お迎え時間・お送り場所・お送り時間)と U〜V列(アクセス情報)に転記。
利用日の15日前(毎朝 8:00 自動チェック)
⑦ GAS:15日前リマインドメール送信
GAS自動
予約管理シートの「リマインド送信予定日(14日前)」= 今日 の行にメール送信。
利用日の7日前(シート数式で自動計算)
⑧ 管理者(廣瀬さん)へ Slack 通知
Slack自動
予約管理シートの「管理者へのリマインド日」列が =予約日-7日 の数式で自動計算。
Slack連携により廣瀬さんに7日前通知。GASでの追加実装は不要。
利用日の3日前(毎朝 9:00 自動チェック)
⑨ GAS:3日前リマインドメール送信
GAS自動
予約管理シートの「リマインド送信予定日(3日前)」= 今日 の行にメール送信。
※「森の様子」は管理者が事前に手動入力。空欄の場合はその行を省略して送信。
利用当日
⑩ 青柳駅にてお迎え 🌿
予約管理シート — 全列のデータソース
📋 予約管理シート(A〜G列)
A 予約日GAS自動(チルンメール)
B 名前GAS自動(チルンメール)
C メールアドレスGAS自動(チルンメール)
D 電話番号GAS自動(チルンメール)
E 予約番号GAS自動(チルンメール)
F リマインド(14日前)GAS自動計算(予約日-15日)
G リマインド(3日前)GAS自動計算(予約日-3日)
📋 予約管理シート(H〜M列)
H 森の様子手動入力(3日前まで)
I お迎え時間GAS自動(交通アンケート)
J お送り場所GAS自動(交通アンケート)
K お送り時間GAS自動(交通アンケート)
L お迎え日シート内の数式
M アンケート:氏名GAS自動(アンケート)
📋 予約管理シート(N〜V列)
N アンケート①(色)GAS自動(アンケート)
O アンケート②(気分)GAS自動(アンケート)
P アンケート③(音)GAS自動(アンケート)
Q アンケート④(感触)GAS自動(アンケート)
R アンケート⑤(飲み物)GAS自動(アンケート)
S メールアドレス(アンケート)GAS自動(アンケート)
T メッセージGAS自動(アンケート)
U アクセス情報:メールGAS自動(交通アンケート)
V アクセス情報:メッセージGAS自動(交通アンケート)
📋 予約管理シート(W〜AC列)
W 管理者リマインド日(7日前)シート数式(=予約日-7日)+ Slack通知
X プランGAS自動(チルンメール)
Y アレルギーの有無・詳細GAS自動(チルンメール:詳細含む)
Z アレルギー補足手動入力(追記用)
AA 住所GAS自動(チルンメール)
AB 招待状手動入力
AC メモ手動入力
自動送信メール 全文サンプル

※ 本文中の名前・日付・回答内容はサンプルです。実際の送信時はお客様ごとの情報が自動で差し込まれます。

本番移行チェックリスト
STEP 1 — テスト確認
各機能の動作確認
testSyncChillnnReservation() でパーステスト(ログ確認)
testSendQuestionnaire() でメール確認
testSendAccessSurvey() でメール確認
testSend15dayReminder() でメール確認
testSend3dayReminder() でメール確認
a-aoyama@creasta.net で受信確認
STEP 2 — トリガー設置と権限承認
GASトリガーを有効化
GASエディタで setupTriggers() を実行
Googleアカウントの権限承認ダイアログが出たら「許可」
トリガー一覧で5つ確認
syncChillnnReservation() を手動実行して動作確認
テスト用アンケート回答を送信して自動返信・転記確認
STEP 3 — 本番化
TEST_MODE → false + Zapier OFF
config.js の TEST_MODE: true → false に変更
clasp push で反映
Zapier「SUTUDIOアンケート__自動返信」をOFF
Zapier「SUTUDIO交通アンケート__自動返信」をOFF
Zapier「15日前のリマインドメール」をOFF
Zapier「3日前のリマインドメール」をOFF